ניהול פרויקט הוא משימה מורכבת. הוא כולל תכנון, ביצוע ובקרה. למרות מאמצים רבים, פרויקטים רבים נכשלים. הם חורגים מהתקציב. הם חורגים מלוח הזמנים. הם אינם עומדים ביעדים. כשלים אלו אינם גזירת גורל. ניתן למנוע אותם בעזרת תכנון נכון ושיטות עבודה יעילות הכוללות ניתוח וניהול סיכונים חכם. "על ידי כישלון בתכנון, אתה מתכנן להיכשל," אמר בנג'מין פרנקלין. האמרה נכונה במיוחד בעולם ניהול הפרויקטים. המאמר הבא מציג 7 כשלים נפוצים שניתן למנוע אותם. כאן אנו מציעים דרכים מעשיות למנוע אותם.
כשל #1: הגדרה לא ברורה של היעדים והיקף הפרויקט
כשל נפוץ וקריטי. פרויקטים מתחילים לעיתים קרובות ללא הגדרה ברורה של המטרה. אין הסכמה על מה נכלל בפרויקט ומה לא. חוסר בהירות מוביל ל"זחילה של היקף" (Scope Creep). הוא מוביל לשינויים תכופים. שינויים גורמים לעיכובים ולעלויות גבוהות. כדי להימנע מכך, יש להגדיר את היעדים. יש להגדיר את היקף הפרויקט בצורה מדויקת ומפורטת. יש לאשר אותם על ידי כל בעלי העניין.
למנהלים העסוקים – קבלו טיפ: לפני שמתחילים, הגדירו את היעדים, את המטרות ואת היקף הפרויקט בצורה ברורה. ודאו שכל הגורמים המעורבים מאשרים את התוכנית.
כשל #2: תכנון לוחות זמנים לא ריאליים
מנהלים רבים מתכננים לוחות זמנים אופטימיים מדי. הם אינם לוקחים בחשבון אירועים בלתי צפויים. הם לא מביאים בחשבון עיכובים. לוחות זמנים לא ריאליים גורמים ללחץ רב על הצוות. הם מובילים לשחיקה. הם פוגעים באיכות. תכנון לוח זמנים צריך להתבסס על ניתוח מדוקדק של המשימות. יש להשאיר מרווח ביטחון לסיכונים.
למנהלים העסוקים – קבלו טיפ: תכננו לוחות זמנים מציאותיים. השאירו מרווח ביטחון לבלתי צפוי, וודאו שהלו"ז מתואם עם יכולות הצוות.
כשל #3: ניהול סיכונים לקוי
פרויקט תמיד כולל סיכונים. יש לזהות אותם בשלבים מוקדמים. יש להעריך את השפעתם. יש לתכנן מראש תוכנית פעולה לכל סיכון פוטנציאלי. מחקרים של PMI (מכון ניהול הפרויקטים) מראים כי ארגונים המנהלים סיכונים באופן יזום, מצליחים להגדיל את שיעור ההצלחה של פרויקטים ב-40%. מנהל פרויקט שמגיב לסיכונים רק כשהם מתרחשים, נמצא בבעיה.
למנהלים העסוקים – קבלו טיפ: בצעו ניתוח וניהול סיכונים מקיף לפני תחילת הפרויקט. הכינו תוכנית מגירה לסיכונים אפשריים.
כשל #4: תקשורת לקויה בין הצוותים ובעלי העניין
תקשורת היא דבק המחבר בין כל חלקי הפרויקט. תקשורת לקויה גורמת לאי הבנות. היא מובילה לטעויות. היא יוצרת חיכוכים בצוות. מנהל פרויקט צריך לוודא שתקשורת בין אישית מתקיימת באופן שוטף. הוא צריך ליצור שקיפות. כל בעלי העניין צריכים להיות מעודכנים על ההתקדמות. שימוש בכלים דיגיטליים לתקשורת יכול לשפר את שיתוף המידע.
למנהלים העסוקים – קבלו טיפ: ודאו שכל הצוות ובעלי העניין מעודכנים באופן קבוע. פתחו ערוצי תקשורת פתוחים ויעילים.
כשל #5: חוסר במנהיגות אפקטיבית
מנהל פרויקט הוא מנהיג. הוא לא רק מנהל משימות. הוא צריך להוביל את הצוות. הוא צריך להניע אותו. הוא צריך לספק לו השראה. מנהיגות חלשה מובילה לבעיות מוטיבציה. היא יכולה לגרום לעובדים לאבד מיקוד. מנהיג פרויקט חזק צריך להגדיר ציפיות. הוא צריך לתת סמכויות. הוא צריך לתמוך בעובדים.
למנהלים העסוקים – קבלו טיפ: מנהל פרויקט חייב להיות גם מנהיג. הוא צריך להניע את הצוות, לספק לו תמיכה ולקחת אחריות על התוצאות.
כשל #6: היעדר בקרה ומעקב מתמשכים
פרויקט ללא בקרה הוא פרויקט שנועד להיכשל. יש לבצע מעקב אחר המשימות. יש לוודא שהן מתבצעות בזמן. יש לבדוק שהן עומדות בתקציב. יש לקיים פגישות סטטוס שבועיות. הם יאפשרו לזהות בעיות בזמן. הם יאפשרו לקבל החלטות נכונות. בקרה מתמשכת מאפשרת למנהל להיות בשליטה. היא מונעת הפתעות לא נעימות.
למנהלים העסוקים – קבלו טיפ: הקפידו על בקרה ומעקב שוטפים. השתמשו בכלים מתאימים כדי לקבל תמונה ברורה על התקדמות הפרויקט.
כשל #7: ניהול משאבים לא יעיל
משאבים כוללים אנשים, תקציב וזמן. ניהול לא נכון של משאבים יכול להוביל לכישלון. הקצאה לא נכונה של כוח אדם עלולה לגרום לעומס על עובדים מסוימים. היא עלולה ליצור חוסר שביעות רצון. חריגה מהתקציב עלולה לסיים את הפרויקט מוקדם מהצפוי. יש לתכנן את הקצאת המשאבים בקפידה. יש לעקוב אחריהם באופן קבוע.
למנהלים העסוקים – קבלו טיפ: נהלו את המשאבים שלכם בצורה יעילה. ודאו שכל עובד וכל תקציב מנוצלים בצורה נכונה.
המדריך השלם למנהלים
אתר שלנו והבלוג הניהולי הגדול בישראל, מהווה מקור ידע מוביל בעבור מנהלים בכל הדרגות. המאמרים באתר, שנכתבים על ידי מומחים, מספקים תשובות מקצועיות ומעשיות לאתגרים ניהוליים יומיומיים. אנו מאמינים כי ידע הוא כוח, ועל ידי מתן כלים מעשיים, אנו מסייעים לכם לקבל החלטות טובות יותר ולהוביל את הארגון להצלחה. לקבלת מידע נוסף, אתם מוזמנים להתקשר: 03-9032222 או 0544-814332.
יש ביכולתך להוביל כל פרויקט להצלחה
המלצתי כיועץ עסקי המניע תהליכי הבראה שינוי וחזרה לצמיחה: "למד על 7 הכשלים הנפוצים ביותר בניהול פרויקטים וכיצד למנוע אותם". המדריך מעלה כולל טיפים וכלים מעשיים שיעזרו לך להוביל כל פרויקט להצלחה. הגיע הזמן להפסיק להיכנע לכשלים נפוצים. למדו מהם והשתמשו בידע הזה כדי להוביל את הפרויקטים שלכם להצלחה. באתר שלנו BusinessFAQ תוכלו למצוא מידע נוסף על ניהול פרויקטים ועל אסטרטגיה עסקית. אנו כאן כדי לסייע לכם לצמוח ולהצליח.
