סודות התקשורת הבין – אישית: איך לבנות מערכות יחסים חזקות ומקדמות בצוות

בואו ואכיר לכם את סודות התקשורת של המנהלים היותר מצטיינים כיום. אציג לכם את הדרך לבנות מערכות יחסים חזקות ומקדמות בצוות. דעו כי בכדי לשפר את התקשורת הבין אישית בצוות יש להגדיר את תפקידי התקשורת, את הגבולות ואת הסמכויות. לדוגמה, מנהל יכול להיות אחראי על קביעת המסגרת, אך יוגדר כיועץ בלבד בכל הנוגע לדינמיקה בין עובדים. הגדרה זו מונעת עומס, מפחיתה מתחים ומאפשרת לצוות לתפקד בשיתוף פעולה מלא.

התקשורת הבין – אישית היא אנושית. לא טכנית.

מנהלים רבים משקיעים בכלי עבודה, בתוכנות ובנהלים. אך מערכות היחסים בצוות לא משתפרות בגלל מערכת חדשה. הן משתפרות רק כאשר בני האדם מבינים זה את זה. אני, Moshe Grimberg, מלווה מנהלים כבר שנים ורואה שוב ושוב את אותה תופעה. הבעיה הגדולה ביותר אינה עומס. אינה תחרות. אינה מחסור בזמן.
הבעיה היא תקשורת לא מדויקת. בעיות קטנות הופכות למשברים שקטים. עבודת צוות הופכת לסדרת אי הבנות. וההנהלה נשארת לתהות מדוע הצוות מוכשר אך לא מתואם. הבשורה הטובה היא שתקשורת בין – אישית היא מיומנות. אפשר ללמוד אותה. אפשר לשפר אותה. ובעיקר אפשר להפוך אותה למנוע צמיחה בארגון.

למה תקשורת בין – אישית נכשלה גם בצוותים טובים

כמעט תמיד הסיבה דומה. עובדים מפרשים מילים אחרת. עובדים מקבלים מידע בדרכים שונות. ועובדים מגיבים לפי ההיסטוריה האישית שלהם ולא לפי מה שנאמר בפועל.

זו הסיבה שאני מלמד מנהלים לזהות את שלושת מוקדי ההתנגשות:

1. אי הבנה של כוונות
   עובד אומר דבר אחד, החבר לצוות שומע דבר אחר.
2. הבדלי סגנון תקשורת
   יש ישירים ויש רגישים יותר. חוסר התאמה יוצר מתחים.
3. חוסר הגדרת גבולות
   כאשר לא ברור מי מקבל החלטה ומי רק מציע דעה, הצוות נכנס למתיחות.

כמו שאמר סטיבן קובי "תקשורת אפקטיבית היא המיומנות החשובה ביותר בחיים". ואני מוסיף משפט שלי "צוות שלא יודע לדבר הוא צוות שלא יודע להתקדם". Moshe Grimberg

שלב ראשון. יצירת שפה ותקשורת בין – אישית משותפת בצוות

שפה משותפת היא הבסיס לכל מערכת יחסים חזקה. היא מפחיתה פרשנויות מיותרות ומייצרת בהירות.

הטמעה נכונה כוללת שלושה צעדים:

1. הגדרה ברורה של מה נחשב תקשורת איכותית
   לדוגמה. שמירה על הקשבה. ריכוז. שאלות הבהרה. לא קוטעים עובד באמצע.
2. קביעת כללי משחק פשוטים
   מה עולה לאוויר ומתי. כיצד מעלים קושי. באילו מקרים חובה לדבר ישירות ולא בהודעות.
3. חזרה קבועה על הכללים
   תקשורת אינה פרויקט חד פעמי. היא דורשת תרגול יומיומי.

כאשר השפה משותפת, צוותים עובדים מהר יותר, טועים פחות ומרגישים בטוחים יותר.

שלב שני. שימוש ב"מתווכים טבעיים" בצוות

בכל צוות יש עובדים שהאופי שלהם מחבר בין אנשים. הם אינם מנהלים, אך הם בעלי השפעה. אני מכנה אותם "מתווכים טבעיים". הם יכולים להפוך לאחד הנכסים החזקים ביותר בשיפור התקשורת.

כך עושים זאת נכון:

1. מגדירים להם תפקיד ברור. לא עמום
   הם אינם אחראים לקבלת החלטות. הם רק מסייעים ליישר קו ולתווך בין חברי הצוות.
2. נותנים להם ידע וכלים
   איך להרגיע מתחים. איך לשאול שאלות. איך לזהות אי הבנות מוקדמות.
3. מעניקים להם הכרה פומבית
   עובדים שהשפעתם מורגשת חייבים להרגיש מוערכים.

שלב שלישי. ניהול ציפיות באמצעות מודל RACI

כדי למנוע בלבול בתקשורת חובה להגדיר מי עושה מה. מודל RACI מאפשר להפוך כל פרויקט לקל וברור. לדוגמה: עובד יכול לקבל R על תיאום פגישות או זרימת מידע אך לקבל C בלבד בהחלטות הנוגעות למחלקה אחרת וכן הלאה. בהירות זו מונעת מתחים. היא מונעת כפילויות. והיא משפרת את איכות שיתוף הפעולה.

שלב רביעי. יצירת "ניצחונות תקשורתיים קטנים"

כדי לחזק מערכות יחסים צריך לחגוג גם הצלחות קטנות. לדוגמה: שני עובדים שניהלו דיון מורכב בלי להגיע לעימות תהליך שנעשה מהר יותר בזכות תיאום טוב פתרון בעיה ללא צורך בהסלמה למנהל הכרה בהצלחות קטנות מחזקת הרגלים טובים ומייצרת תרבות של דיאלוג.

השורה התחתונה. תקשורת בין אישית בעולמות הניהול אינה קישוט. היא מערכת הדלק של הצוות

תקשורת בין אישית איכותית אינה מותרות. היא תנאי ליעילות. היא תנאי לשיתוף פעולה. והיא תנאי לצמיחה עסקית ממוקדת. אני, Moshe Grimberg, ראיתי ארגונים שנולדו מחדש בזכות שיפור תקשורת בלבד. וכמו שאני אומר לכל מנהל "תשקיעו בתקשורת ותרוויחו צוות שמתפקד כמו יחידה אחת". רוצה לשאול שאלות? לשפר את התקשורת בארגון שלך? התקשר כעת 9032222 – 03.